1. PRENOTAZIONI
I viaggi possono essere prenotati attraverso il nostro sito Web, tramite www.visitsvalbard.com o tramite e-mail e contatto telefonico con noi.
Per il pernottamento vi preghiamo di contattarci tramite e-mail o telefono.
Ti invieremo due fatture via e-mail:
La prima di acconto del 30% da versare entro 10 giorni.
La seconda di saldo che copre il restante 70% dell'importo totale, da versare 45 giorni prima dell'arrivo al più tardi. (NB: fatta eccezione per il tour in barca a vela Voyage in the Arctic (7 o 10 giorni) quando il saldo del 70% dell'importo totale deve essere versato 90 giorni prima dell'arrivo)
Per importi inferiori a 3000 NOK o prenotazioni effettuate entro 60 giorni prima dell'arrivo, verrà emessa un'unica fattura. Le fatture singole devono essere pagate entro 7 giorni dalla data di emissione.
Se il pagamento viene effettuato tramite bonifico bancario, la distinta deve essere inviata tramite e-mail.
Ogni fattura ha un costo amministrativo di NOK 50.
2. PAGAMENTO
● Puoi pagare direttamente sul nostro conto bancario (vedrai i dettagli bancari nella fattura). In caso di bonifico bancario, specificare il numero di fattura nella causale del pagamento. Le commissioni bancarie per il trasferimento di denaro o per il cambio valuta nel tuo Paese e in Norvegia sono a tuo carico.
● Puoi pagare con carta (Visa o MasterCard) direttamente attraverso il nostro sito Web con il sistema di pagamento automatico.
● Puoi pagare con carta (Visa, MasterCard, Amex, Union Pay, Diners Club etc.) per i viaggi prenotati tramite telefonata o e-mail, in questo caso ti mandiamo un link per email, SMS o WhatsApp. Questo link ti connette alla piattaforma di pagamento iZettle. NB: questa opzione si applica solo per importi fino a 16000 NOK. Per importi superiori verrà applicata una commissione di transazione aggiuntiva pari al 2% dell'importo totale.
Riceverai una conferma al tuo indirizzo email.
La prenotazione potrebbe essere annullata se non riceviamo il pagamento entro la data di scadenza. Si prega di notare che normalmente non inviamo promemoria.
3. MODIFICHE, CANCELLAZIONE E RIMBORSI
Le cancellazioni devono essere inviate in forma scritta via e-mail. A seconda del momento in cui riceviamo l’avviso di cancellazione, rimborseremo il prezzo del tour meno la seguente percentuale, che copre le nostre perdite in relazione alle spese amministrative e logistiche*:
● 61 giorni o più prima della partenza: 5%
● 60 - 46 giorni prima della partenza: 25%
● 45 - 31 giorni prima della partenza: 50%
● 30-16 giorni prima della partenza: 75%
● 15 - 8 giorni prima della partenza: 90%
● 7 giorni o meno prima della partenza: 100%
* Per il viaggio in barca a vela Voyage in the Arctic (7 o 10 giorni) i tempi sono diversi: più di 120 giorni prima della partenza: 20%; 120-61 giorni: 50%; 60-16 giorni: 80%; 15 giorni o meno: 100%
** consideriamo queste percentuali sull'importo totale del servizio (viaggi e pernottamenti).
Il giorno in cui riceviamo la notifica della cancellazione è da considerare come primo giorno, calcolando fino al giorno prima del viaggio o del pernottamento.
4. SE CAMBIAMO O ANNULLIAMO LA TUA PRENOTAZIONE
Ci riserviamo il diritto di modificare qualsiasi dettaglio e correggere eventuali errori nelle brochure o nelle fatture in qualsiasi momento.
Ci riserviamo inoltre il diritto di annullare o modificare le modalità di viaggio in qualsiasi circostanza per i seguenti motivi:
La maggior parte delle modifiche sarà di lieve entità e faremo del nostro meglio per avvisare te o il tuo agente di viaggio di eventuali modifiche non appena ragionevolmente possibile, prima della partenza.
Occasionalmente potremmo dover apportare modifiche significative alle disposizioni confermate. Le modifiche significative includono quanto segue:
Si prega di notare che i cambi da tenda a cabina non sono considerati alloggi inferiori.
In caso di cancellazione effettuata da noi (eccetto cause di forza maggiore, vedi sezione 5) i viaggi saranno interamente rimborsati (ad esempio a causa di circostanze pericolose come il rischio di valanghe o condizioni meteorologiche avverse o a causa di problemi logistici).
In caso di cambiamenti significativi in termini di ore in un viaggio o cambiamenti verso una sistemazione inferiore, provvederemo a fornire rimborsi parziali.
Non pagheremo alcun compenso nelle seguenti circostanze:
5. FORZA MAGGIORE
Salvo dove diversamente espressamente indicato in questi Termini e Condizioni, non possiamo accettare responsabilità o pagare un risarcimento laddove l'esecuzione del nostro obbligo contrattuale sia impedito o influenzato da ragioni di circostanze equivalenti a "forza maggiore", vale a dire qualsiasi evento che noi non potremmo, nonostante la dovuta cura, prevedere o evitare. Tali eventi possono includere, a titolo esemplificativo e non esaustivo, guerre, minacce di guerra o manifestazioni civili, rivolte, pandemie / epidemie globali, attività terroristiche, controversie industriali, disastri naturali o nucleari, incendi, inondazioni, siccità, azioni governative, chiusure e regolamenti di aeroporti e porti (non intesi come scioperi, ritardi o cancellazioni del volo - coperti dall'assicurazione di viaggio personale) o eventi al di fuori del nostro controllo.
Se la cancellazione dovuta a Forza Maggiore si verifica dopo i termini di cancellazione per ottenere un rimborso (totale o parziale), forniremo comunque un buono dell'importo corrisposto dal partecipante, che può essere utilizzato entro un anno dalla data di cancellazione.
6. ASSICURAZIONE
Tutti i nostri viaggi includono l'assicurazione di ricerca e soccorso (SAR), ciò significa che ogni operazione di salvataggio collegata ai nostri tour non sarà addebitata al cliente*.
Ogni altro evento che richieda una polizza assicurativa, anche se si è verificato durante il viaggio stesso (come ad esempio un infortunio), deve essere coperto da un'assicurazione di viaggio personale (non fornita da Poli Arctici).
In particolare, l'assicurazione di viaggio personale di solito copre la cancellazione o il ritardo del volo (anche a causa di scioperi), i bagagli smarriti o rubati, le spese mediche per infortuni o malattie, il rimpatrio in caso di lesioni gravi, nonché la cancellazione per motivi imprevisti, come malattia o morte di un parente stretto.
Si consiglia vivamente di stipulare un’assicurazione di viaggio personale prima della partenza, per evitare qualsiasi perdita di denaro.
* Ciò non si applica in caso di comportamento negligente del partecipante o in caso di soccorso a causa di condizioni mediche di cui la Compagnia non fosse a conoscenza prima della partenza (vedi sezione 7)
7. IDONEITÀ AL VIAGGIO, GRAVIDANZA, DISABILITÀ O MOBILITÀ RIDOTTA, APPARECCHIATURE MEDICHE / ALLERGIE
Al fine di salvaguardare la sicurezza, ogni ospite deve garantire di essere idoneo a viaggiare in motoslitta, a piedi, in barca o con gli sci e che la sua condotta o condizione non pregiudicherà la sicurezza del viaggio o non causerà inconvenienti agli altri ospiti.
I partecipanti devono fornire informazioni sulla possibile mobilità ridotta o qualsiasi altra condizione medica. Ci riserviamo il diritto di rifiutare i clienti che non sono abbastanza in forma per i viaggi o che non si trovano nelle condizioni psicofisiche richieste.
Non ci saranno rimborsi in questo caso poiché il cliente deve essere a conoscenza delle proprie capacità prima di prenotare il viaggio, poichè qualsiasi informazione viene mostrata sul nostro sito web. Pertanto l'ospite è responsabile della sua scelta (vedere la sezione 4).
Non sono ammessi viaggi in barca o in motoslitta in caso di gravidanza.
Per le escursioni di trekking si consiglia vivamente di consultare un medico prima di viaggiare in qualsiasi fase della gravidanza. In questo caso verrà richiesto di esibire un certificato medico di idoneità al viaggio (in inglese).
I partecipanti devono fornire informazioni sulle allergie in anticipo, per consentirci di avere i pasti corretti durante i viaggi.
8. TEMPI E RITARDI
I tempi sono solo stimati e non possono essere garantiti, anche se mostrati sul nostro sito web. Possono essere modificati a causa delle condizioni meteorologiche, manutenzione di mezzi di trasporto o apparecchiature, motivi tecnici e capacità degli ospiti di guidare la motoslitta o di terminare le escursioni nei tempi indicati. A volte i ritardi non possono essere evitati, ma cercheremo di garantire il massimo comfort durante il corso di qualsiasi imprevisto o ritardo.
9. POLITICA SULLA PRIVACY
Le informazioni sulla privacy si riferiscono al trattamento dei dati personali effettuato da Poli Arctici quando viaggi con noi, utilizzi i nostri servizi, visiti i nostri siti Web, utilizzi applicazioni mobili o interagisci in altro modo con noi.
Questa sezione spiega quali dati vengono raccolti e perché. Non trasmetteremo alcuna informazione a terze parti non responsabili di parte del tuo viaggio.
Poli Arctici non è responsabile delle politiche sulla privacy di altre società.
Raccogliamo le seguenti categorie di dati:
informazioni di contatto: nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail.
informazioni sull’identità: genere, data di nascita e nazionalità.
dati relativi alle transazioni: numero di carta di credito / debito, metodo di pagamento.
dati della patente di guida.
dati di comunicazione: e-mail o chat, conversazioni telefoniche.
dati di carattere sanitario: informazioni relative ad allergie, disabilità e malattie.
Elaboriamo i tuoi dati personali per i seguenti motivi:
per completare le tue prenotazioni
per essere sicuri di ricevere ogni informazione su allergie, disabilità o malattie al fine di fornire la giusta sicurezza nei nostri viaggi
per comunicare queste informazioni ai partner durante la prenotazione di viaggi con altri tour operator
per inviare offerte e promuovere le nostre attività
CONDIZIONI E REGOLE RIGUARDO I VIAGGI IN MOTOSLITTA:
1. La sicurezza è la nostra priorità! I partecipanti accettano di seguire le istruzioni fornite dallo staff Poli Arctici prima della partenza ed in qualsiasi momento dell'escursione, di viaggiare in modo sicuro e rispettoso durante l'intero viaggio.
Ascolta e segui le istruzioni della tua guida! Se qualcosa non è chiaro, comunica con la guida. Se in qualsiasi momento ti senti a disagio, ti preghiamo di fermarti e parlarne.
2. Le persone che guidano una motoslitta devono assicurarsi che la loro patente di guida sia valida alle Svalbard e, in caso di domande, contattare le autorità competenti. La validità della patente di guida deve essere confermata dai partecipanti in forma scritta prima dell'inizio del tour. La partecipazione può essere rifiutata se necessario. Nessun rimborso sarà dato a causa di una patente di guida non valida. La patente di guida valida deve essere portata con il partecipante durante l'intero tour.
3. I partecipanti non devono essere sotto l'effetto di alcol, droghe o altri farmaci.
4. I partecipanti devono essere sufficientemente in forma per condurre in sicurezza una motoslitta come guidatore o per essere passeggeri. Hai la responsabilità di informarci su eventuali condizioni che potrebbero influire sulla tua capacità di partecipare in sicurezza all'escursione. Poli Arctici AS si riserva il diritto di rifiutare qualsiasi persona non ritenuta idonea a partecipare al nostro viaggio.
5. I partecipanti accettano di seguire la guida in un'unica fila. È responsabilità dell'utente mantenere una distanza di sicurezza per l'intero viaggio.
6. Il viaggio nell'Artico è imprevedibile e dettato dalle condizioni meteorologiche, della neve e del ghiaccio. Non è possibile fornire rimborsi per i cambiamenti di percorso dovuti alle condizioni meteorologiche o alle capacità del gruppo.
7. La guida non accetta passeggeri se non in casi eccezionali.
8. Se prenoti come conducente e non sei in grado di gestire correttamente la tua guida, potresti essere accettato come passeggero della guida o di altri conducenti senza alcun compenso da parte nostra. In ogni caso non è garantito che tu possa partecipare come passeggero (vedi punto 7).
La guida si riserva il diritto di stabilire se accettare un passeggero con sè, sulla base di fattori di sicurezza e logistici come il numero minimo sufficiente di motoslitte singole, la mobilità del partecipante, ecc.
In questo caso i partecipanti non riceveranno un indennizzo per la differenza di prezzo.
9. I viaggi in motoslitta non sono consentiti in caso di gravidanza (vedere la sezione 7 delle condizioni generali).
10. Se i partecipanti scelgono di cambiare la loro prenotazione da motoslitta singola a condivisa dopo l'emissione della fattura, verranno addebitati 200 NOK come spese amministrative (vedere la sezione 3 delle condizioni generali).
11. Se un partecipante che paga per un singolo scooter deve portare un passeggero durante il viaggio (per motivi di guasto alla motoslitta o incapacità degli altri partecipanti di guidare), gli verrà riconosciuto un risarcimento di NOK 500 al giorno.
In caso di guasto della motoslitta, anche il partecipante che deve diventare passeggero riceverà lo stesso rimborso (500 NOK al giorno).
12. I partecipanti accettano di pagare i costi sostenuti dalla Poli Arctici AS per sostituire o riparare le apparecchiature danneggiate a causa di incoscienza (superamento della velocità corretta, ecc.) o comportamento negligente (ovvero non seguire le indicazioni della guida, non seguire le tracce, ecc.).
I partecipanti devono pagare l'importo del danno in base al costo stabilito dall'officina meccanica autorizzata.
I partecipanti hanno la possibilità di aggiungere un'assicurazione facoltativa di 150 NOK a persona, al giorno. Questa coprirà il costo del danno fino a 2500 NOK. Pertanto, nel caso in cui il costo del danno sia inferiore a 2500 NOK, i partecipanti che hanno acquistato un'assicurazione facoltativa contro gli incidenti con motoslitta non dovranno pagare la riparazione. Nel caso in cui il costo del danno sia superiore a 2500 NOK, i partecipanti che hanno acquistato un'assicurazione facoltativa contro gli incidenti con motoslitta, pagheranno la differenza di costo in cui 2500 NOK vengono detratti dal costo totale del danno.
Nel caso in cui il danno si sia verificato, ma l'assicurazione contro gli incidenti non sia stata acquistata, i partecipanti devono pagare l'intero importo del costo del danno.
I partecipanti si impegnano a fornire i dettagli della carta di credito o altri mezzi per garantire la copertura dei costi indicati.
Esempi di costi per la riparazione / sostituzione sono descritti nella pagina seguente.
Tutti i costi indicati di seguito non includono la spesa del preventivo effettuato dall'officina meccanica autorizzata, che ammonta a 2500 NOK ciascuno.
Esempi di danno minore Paravento, parafango o portabagagli danneggiato — costo di riparazione 3.500 - 10.000 NOK (€300-1000)
Esempi di danno moderato Danno alle sospensioni, carrozzeria (es. pannelli laterali) o barra frontale danneggiate — costo di riparazione 10.000 - 30.000 NOK (€1.000-3.000)
Esempi di danno maggiore Collisione frontale — costo di riparazione >30.000 NOK (>€3000)
