1. BOOKINGER
Turer kan bookes på vår webside, via www.visitsvalbard.com, direkte via e-mail eller over telefon. Overnattingsturer kan bare bookes direkte via telefon eller e-mail.
Etter at du har booket, sender vi deg to fakturaer via e-mail:
● Den første er på et depositum på 30% med forfall innen 10 dager.
● Den andre er på restbeløpet på 70% av totalbeløpet og må betales senest 45 dager før turavgang. (NB: bortsett fra seilbåtturen Voyage in the Arctic (7 eller 10 dager) når restbeløpet 70% av totalbeløpet må betales 90 dager før ankomst)
For beløp lavere enn NOK 3000, eller bookinger mindre enn 60 dager før turavgang, sendes kun én faktura. Denne fakturaen må betales i sin helhet innen syv dager etter utstedelsesdato.
Hvis betalingen utføres via bankoverføring, må en betalingsbekreftelse (skjermbilde) sendes oss via e-mail.
Alle fakturaer har et fakturagebyr på NOK 50.
2. BETALINGSALTERNATIVER
● Betal direkte til vår bankkonto (banks detaljen fremkommer på fakturaen). Bruker du bankoverføring, merk betalingen med fakturanummer. Bankens avgifter eller valutagebyr betales av kjøper.
● Betal med kort på vår webside via vårt betalingssystem (Visa or Master Card) eller med Vipps.
● Betal med kort (Visa, MasterCard, Amex, Union Pay, Diners Club og flere) for turer booket via e-mail eller via telefon. For denne betalingsmetoden sender vi en link per e-mail, SMS, eller WhatsApp. Denne linken kobler deg til vår sikre betalingsplattform iZettle. Du vil motta en bekreftelse til din e-mailadresse. NB: denne muligheten gjelder kun for beløp inntil 16000 NOK. For høyere beløp påløper et ekstra transaksjonsgebyr på 2 % av totalbeløpet.
Bookingen din kan bli kansellert hvis vi ikke mottar din betaling innen forfallsdato. Vær oppmerksom på at vi ikke sender ut betalingspåminnelser.
3. ENDRINGER, KANSELLERINGER OG REFUSJONER
Kanselleringer må sendes skriftlig til oss via e-mail. Avhengig av når vi mottar kanselleringen, refunderer vi turens pris minus den understående prosenten av beløpet for å dekke våre tap i forbindelse med avbestillingen*:
● 61+ dager før avgang: 5%
● 60—46 dager før avgang: 25%
● 45—31 dager før avgang: 50%
● 30—16 dager før avgang: 75%
● 15—8 dager før avgang: 90%
● 7 dager eller færre før avgang: 100%
*For seilbåttur Voyage in the Arctic (7 eller 10 dager) er tidsrammene forskjellige: mer enn 120 dager før avgang: 20%; 120-61 dager: 50%; 60-16 dager: 80%; 15 dager eller mindre: 100%.
**Prosentene kalkuleres med utgangspunkt i den totale prisen på våre tjenester (turer og overnatting).
Den dagen vi mottar kanselleringen betraktes som den første dagen frem til turens avgang eller overnattingen.
Hvis du ønsker å endre reiseplanene etter at de er bekreftet, vil vi gjøre vårt beste for å få det til når det er mulig. Alle endringer av et eksisterende arrangement må gjøres skriftlig av den som foretok den opprinnelige bestillingen. Den første endringen er gebyrfri, videre endringer belastes med en administrasjonsavgift på kroner 200 pr faktura.
Dette gjelder om endringene kommer etter at faktura er utstedt og innebærer:
● Spesifikke faktura forespørsler etter at faktura er utstedt
● Endring av dato
● Endring av avgangs- eller ankomsttider hvis det påvirker andre deltakere
● Endring av tur eller rute (hvis prisen på den nye turen er lavere)
● Endring fra singel skuter til delt skuter
● Endring fra enkeltrom til dobbeltrom
4. HVIS VI ENDRER ELLER KANSELLERER BOOKINGEN DIN
Vi forbeholder oss retten til å til alle tider endre alle detaljer og rette alle feil i brosjyrer eller fakturaer forbundet med våre tjenester.
Vi forbeholder oss retten til å under alle omstendigheter endre turarrangementet av følgende årsaker:
● Hvis minimum antall deltakere ikke er oppnådd
● Sikkerhet- eller logistikk årsaker
● Force Majeure
● Ubetalt faktura, eller for sent betalt faktura
De fleste endringer vil være av mindre karakter og vi vil gjøre vårt beste for å informere deg eller ditt reisebyrå så tidlig som mulig.
Noen ganger skjer det at vi må gjøre betydelige endringer i det bekreftede turarrangementet. Betydelige endringer inkluderer:
● Endring av hele reiseruten av sikkerhetsårsaker
● Endring av avgangstid eller retur av sikkerhets- eller logistikk årsaker
● Endring i overnatting (leilighet til pensjonat eller omvendt)
● Endring av overnatting på turen av sikkerhets- eller logistikk årsaker (telt til hytte eller omvendt; Krekling Lodge til hytten Slettebu eller omvendt; Barentsburg til Pyramiden eller omvendt). Vær oppmerksom på at endring fra telt til hytte ikke betraktes som en nedgradering.
Hvis turen kanselleres av oss, blir turen refundert i sin helhet (for eksempel på grunn av farlige forhold som skredfare, værforhold eller av logistikk årsaker). Ved betydelige endringer, som turens varighet eller nedgradering av overnatting, gis en delvis refusjon.
Vi betaler ikke refusjon ved følgende omstendigheter:
● Ubetydelige endringer (turens destinasjon med samme antall timer eller dager eller oppgradering av overnatting)
● Når vi ikke har oversikt over medisinske eller psykologiske forhold som gjør at kunden ikke kan delta på turen (for mer informasjon, se seksjon 7)
● Når deltakeren ikke er i tilstrekkelig god fysisk form til en spesifikk tur, eller ikke er i tilfredsstillende fysisk eller psykisk form
● Når deltakeren ikke klarer å kontrollere snøskuteren på en ordentlig måte og hvis guiden ikke kan ta passasjer
● Når deltakeren ikke klarer å kontrollere snøskuteren på en ordentlig måte og må være passasjer resten av turen
● Når vi må kansellere eller endre arrangementet på grunn av Force Majeure (for mer informasjon, se seksjon 5)
5. FORCE MAJEURE
Med mindre annet er uttrykkelig oppgitt i disse vilkårene, kan vi ikke påta oss ansvar eller betale erstatning der utførelsen eller oppfyllelse av vår kontraktsforpliktelse er forhindret eller påvirket av omstendigheter som utgjør "force majeure", dvs. enhver begivenhet som vi eller underleverandør(er) av tjenesten(e) ikke kunne, selv med aktsomhet, forutse eller unngå. Slike omstendigheter kan inkludere, men er ikke avgrenset til, krig, trussel om krig, sivile uroligheter, opprør, pandemier eller epidemier, terrorhandlinger, arbeidskonflikter, naturkatastrofer, atomkatastrofer, brann, flom, tørke, statlige tiltak, reguleringer og/eller nedstenging av havner og flyplasser (ikke streiker, flyforsinkelser eller kanselleringer av flyavgang hvilket dekkes av personlig reiseforsikring) eller hendelser utenfor vår kontroll.
Hvis det oppstår en kansellering på grunn av Force Majeure etter kanselleringsfristen for refusjon (helt eller delvis), utsteder vi en voucher på det innbetalte beløpet som kan brukes innen ett år fra kansellerings datoen.
6. FORSIKRING
Alle våre turer inkluderer søk- og redningsforsikring (SAR). Det innebærer at alle redningsaksjoner direkte forbundet med våre turer ikke vil bli belastet kunden*. Alle andre hendelser som fordrer en forsikringspolise, selv om hendelsen finner sted under selve turen (for eksempel skader), må dekkes av personlig reiseforsikring (ikke levert av Poli Arctici).
Personlig reiseforsikring dekker flykanselleringer eller flyforsinkelser (også ved streik), mistet eller stjålet bagasje, medisinske utgifter i tilfelle skader eller sykdom, hjemreise ved alvorlige skader og kansellering på grunn av uforutsette årsaker som sykdom eller død i nær familie. Reiseforsikring anbefales sterkt for å unngå tap av penger.
*Dette gjelder ikke hvis kunden utviser uforsiktighet, ikke følger selskapets retningslinjer eller redning på grunn av medisinske forhold som Poli Arctici ikke visste om før turens avgang (Se seksjon 7).
7. SKIKKET TIL Å REISE, GRAVIDITET, UFØRHET ELLER REDUSERT FØRLIGHET, MEDISINSK UTSTYR, FØRLIGHETSUTSTYR , ALLERGIER
For å kunne ivareta sikkerheten til alle kunder må alle kunder sørge for at de er skikket til å delta på turer med snøskuter, fotturer eller skiturer og at deres adferd og helse ikke vil sette sikkerheten i fare eller representere ubehag for andre kunder.
Kunder må forelegge informasjon om mulig redusert bevegelighet og andre medisinske tilstander. Vi forbeholder oss retten til å avvise kunder som ikke er i god nok fysisk form til å delta på turer eller ikke har den nødvendige fysiske eller psykiske skikkethet. Det vil ikke tilbakebetales noen form for refusjon i slike tilfeller, da kunden må ha oversikt over egne ferdigheter før turen bestilles med bakgrunn i informasjonen som er tilgjengelig på vår webside (Se seksjon 4).
Gravide får ikke være med på båtturer eller skuterturer. Hvis du vil være med på fottur, er det sterkt anbefalt at du søker medisinsk rådgivning før du reiser, uavhengig av hvor i svangerskapet du befinner deg. I så tilfelle må du forevise medisinsk bekreftelse på at du er skikket til å reise.
Deltakere må på forhånd gi informasjon om allergier slik at vi kan ha den rette maten med på tur.
8. TIDER OG FORSINKELSER
Alle tider er estimerte og kan ikke garanteres selv om de står på websiden vår. Hvor lang tid noe tar kan endre seg på grunn av værforhold, vedlikehold eller tekniske hendelser, kundenes skikkethet til å kjøre snøskuter eller gå i fjellet. Noen ganger er det ikke mulig å unngå forsinkelser, men vi søker å sikre din komfort under forsinkelser.
9. RETNINGSLINJER FOR PERSONVERN
Denne informasjonen omhandler Poli Arcticis behandling av personopplysninger når du reiser med oss, bruker våre tjenester, besøker vår webside, bruker våre applikasjoner eller ved annen kontakt med oss. Denne informasjonen forklarer hvilken informasjon som blir innhentet og hvorfor. Vi deler ikke noen informasjon til noen som ikke er ansvarlig for deler av din reise. Poli Arctici er ikke ansvarlig for andre selskapers retningslinjer for behandling av personopplysninger.
Vi samler inn data i de følgende kategorier:
● Kontaktinformasjon: Navn, adresse, telefon nummer og e-mail adresse.
● Identitetsinformasjon: Kjønn, fødselsdato og nasjonalitet
● Transaksjonsdata: Kreditt- og/eller debet-kortnummer, betalingsmåte og kjøpshistorikk
● Informasjon om førerkort
● Kommunikasjonsinformasjon: E-mail eller chat-kommunikasjon, telefonsamtaler
● Helseinformasjon: Informasjon om allergier, uførhet og sykdom
Vi behandler personopplysningene dine av følgende grunner:
● For å kunne booke turen din
● For å forsikre oss om at vi får relevant informasjon om allergier, uførhet eller sykdommer for å kunne ivareta sikkerheten din under turen
● For å kunne gi denne informasjonen til turoperatører når vi booker deg på en tur vi ikke tilbyr
● For å sende deg tilbud og oversikt over aktiviteter
BETINGELSER OG REGLER FOR TURER MED SNØSKUTER:
1. Sikkerheten kommer alltid først! Deltakere samtykker i å følge instrukser fra Poli Arcticis ansatte før turen og til enhver tid under turen. Du samtykker i å reise sikkert og aktsomt under hele turen. Lytt og følg instrukser fra guiden. Hvis noe er uklart, prat med guiden. Hvis du på noe tidspunkt ikke føler deg trygg, stopp og prat med guiden.
2. Personer som kjører snøscooter skal sørge for at førerkortet er gyldig på Svalbard og ved spørsmål kontakte ansvarlige myndigheter. Førerkortets gyldighet skal bekreftes av deltakerne skriftlig før turen starter. Deltakelsen kan nektes ved behov. Det gis ingen refusjon på grunn av ugyldig førerkort. Gyldig førerkort skal medbringes med deltakeren under hele turen.
3. Deltakere skal ikke være påvirket av alkohol, narkotika eller medisin.
4. Deltakere må være fysisk skikket til å kjøre en snøskuter på en sikker måte, både som sjåfør og som passasjer. Du er ansvarlig for å informere oss om alle forhold som kan påvirke din evne til å delta på våre turer på en sikker måte. Poli Arctici forbeholder seg retten til å nekte enhver person å delta på en tur.
5. Deltakere samtykker i å kjøre bak guiden i én enkelt rekke. Det er deltakernes ansvar å holde riktig avstand gjennom hele turen.
6. Reiser i Arktis er uforutsigbare og bestemmes av vær, snø- og isforhold. Refusjoner innrømmes ikke for endringer i rute på grunn av været eller gruppens skikkethet.
7. Guiden tar ikke passasjer annet enn i unntakstilfeller.
8. Hvis du booker deg som sjåfør, men ikke klarer å håndtere kjøretøyet på en tilfredsstillende måte, kan du måtte sitte på med guiden eller andre sjåfører uten kompensasjon fra oss. Det er uansett ikke garantert at du kan delta som passasjer.
Guiden forbeholder seg retten til å avgjøre om den aksepterer å ha en passasjer. Avgjørelsen baseres på sikkerhetsmessige og logistiske faktorer som antall single skutere, deltakerens førlighet mm. I slike tilfeller vil det ikke gis kompensasjon for forskjellen i pris.
9. Gravide får ikke delta på snøskuterturer (se seksjon 7, generelle betingelser).
10. Hvis deltakere velger å endre sin booking fra singel snøskuter til delt snøskuter etter at faktura er utstedt, vil de belastes NOK 200 i administrasjonsutgifter (se seksjon 3, generelle betingelser).
11. Hvis en deltaker som har betalt for en singel skuter må ta en passasjer underveis på turen (på grunn av tekniske problemer med en annen snøskuter eller andre deltakeres manglende kjøreferdigheter) vil denne bli kompensert med NOK 500 pr. dag.
I tilfelle en snøskuter bryter sammen vil deltakeren som blir passasjer
bli kompensert NOK 500 pr. dag.
12. Deltakere samtykker i å betale kostnader påført Poli Arctici for å erstatte eller reparere utstyr på grunn av uforsvarlig kjøring (kjøre for fort eller liknende) eller uaktsom oppførsel (ikke følge guidens retningslinjer, ikke ligge i guidens spor og liknende).
Deltakerne må betale skadebeløpet i henhold til kostnaden fastsatt av autorisert mekanikerverksted.
Deltakere har mulighet til å legge til en valgfri forsikring på kr 150,- per person, per dag. Dette vil dekke skadekostnadene inntil 2500 NOK. Dersom skadekostnaden er lavere enn NOK 2500, vil deltakere som har kjøpt en valgfri snøscooterkrasjforsikring ikke måtte betale for reparasjonen. Dersom skadekostnaden er høyere enn 2500 NOK, vil deltakere som har kjøpt en valgfri snøscooterkrasjforsikring betale kostnadsdifferansen hvor 2500 NOK trekkes fra totalkostnaden for skaden.
I tilfelle skaden skjedde, men ulykkesforsikringen ikke ble kjøpt, må deltakerne betale hele skadekostnaden.
Deltakerne forplikter seg til å gi kredittkortinformasjon eller på andre måter garantere for å dekke de nevnte kostnadene.
Eksempler på kostnader for reparasjon/erstatning forklares på neste side.
Ingen av kostnadene under inkluderer kostnadsoverslag fra autorisert verksted hvilket beløper seg til NOK 2500.
Eksempler på MINDRE SKADER: Ødelagt vindskjerm, ødelagt støtfanger eller bagasjestativ - reparasjonskostnader 3500 – 10 000 NOK (€300-1000).
Eksempler på MODERATE SKADER: Ødelagt demper, ødelagt panser eller sidepaneler – reparasjonskostnader 10 000 – 30 000 NOK (€1.000-3.000).
Eksempel på STØRRE SKADER: Frontkollisjon - reparasjonskostnader >30.000 NOK (>€3,000).
